Der Einkauf ist in unserer globalen Geschäftswelt viel mehr als nur eine reine Notwendigkeit. Er ist die Schnittstelle zur Aussenwelt und der Ursprung der Wertschöpfung innerhalb eines Unternehmens. Technologien stellen hierfür in unserer zunehmend digitalisierten Welt die Basis für Verbesserungen in Sachen Effizienz, Geschwindigkeit und Effektivität dar.
Die Voraussetzung hierfür ist allerdings die richtige Nutzung dieser Technologien. Das birgt gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht nur Chancen, sondern auch Risiken. Aber was bedeutet das in der Praxis? Was haben KMUs zu beachten und wie können sie das Meiste aus den technologischen Entwicklungen im Einkauf machen?
Durch einen genauen Blick auf die Chancen, Risiken sowie auf mögliche Strategien wird klar, wie kleine und mittelständische Unternehmen technologische Entwicklungen vorteilhaft einsetzen können.
Chancen
Die technologischen Entwicklungen bieten eine Reihe von Chancen für kleine und mittelständische Unternehmen, die richtig genutzt, dazu beitragen können, den eigenen Umsatz zu erhöhen und das Wachstum zu beschleunigen. Die grössten Chancen sind hierbei:
Verbesserte Marktanalyse
Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen sind die Märkte vieler Warengruppen intransparent. Die manuelle Suche nach dem richtigen Zulieferer ist einerseits zeitaufwendig, andererseits schwierig und verbraucht damit Ressourcen.
Eine KI kann KMUs bei einer verbesserten Marktanalyse unterstützen. Durch den Einsatz spezifischer Algorithmen ist es möglich, den Markt gezielt nach passenden Produkten zu durchsuchen, diese zu analysieren und einen Vergleich der besten Anbieter vorzunehmen.
Und auch der Status Quo ist nicht sicher. Durch den Einsatz von KI-Tools für eine bessere Marktanalyse können aktuelle Zulieferer und deren Produkte unter die Lupe genommen und mit ihren Mitbewerbern verglichen werden, um Einspar- oder Qualitätspotenziale realisieren zu können.
Automatisierung der Beschaffungsprozesse
Vor dem Einkauf macht die Automatisierung ebenfalls keinen Halt. Sowohl die Verarbeitung von Bestellungen als auch die Rechnungsbearbeitung können vollständig automatisiert werden. Das spart nicht nur Geld und Zeit, sondern reduziert menschliche Fehler auf ein Minimum, sodass die Konsistenz der Prozesse gefördert wird.
In Bezug auf eine verbesserte Marktanalyse kann die Automatisierung auch eine verbesserte Verfolgung und Analyse von Beschaffungsdaten bieten. Hierdurch kann die Entscheidungsfindung beschleunigt und erleichtert werden.
Abhängig davon, wie weit die KI-Systeme entwickelt und auf die individuellen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst sind, ist zukünftig sogar denkbar, dass die KI den gesamten Prozess abwickelt. Sprich: Der Einkauf gibt die Order eine bessere Alternative für ein bestimmtes Produkt zu finden, die KI sucht nach diesem Produkt und fragt eine Probelieferung an.
Risiken
Neben den zahlreichen Chancen birgt der Einsatz von neuen Technologien auch Risiken, die es im Unternehmensumfeld zu beachten gilt:
Hoher Kostenaufwand
Seitens der KMUs sind meist erhebliche Kostenaufwendungen nötig, um den Einsatz neuartiger Technologien zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen, Verbesserung der Marktanalyse und anderweitigen Einsatzzwecken zu ermöglichen.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen können diese hohen Kosten, die einerseits die Software, andererseits die Hardware und möglicherweise sogar Schulungen zur Nutzung der neuen Technologien umfassen, erhebliche Hürden darstellen.
Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist aus Sicht der KMUs deshalb essenziell. Dank dieser kann ermittelt werden, ob die hohen Investitionen gerechtfertigt sind und ob möglicherweise auch staatliche bzw. regionale Fördermöglichkeiten zu einer finanziellen Teilentlastung beitragen könnten.
Gewährleistung der Cybersicherheit
Eine der wesentlichen Schattenseiten der zunehmenden Technologienutzung innerhalb des Einkaufs sind die Gefahren in Sachen Cybersicherheit. Durch die Nutzung von Technologien, wie automatisierten Beschaffungslösungen und digitalen Plattformen, können Datenlecks entstehen sowie Betrugsversuche und Cyberangriffe durchgeführt werden.
Im Fokus stehen dabei sensible Beschaffungsdaten und die Wahrung der Integrität der Lieferketten, weshalb KMUs auch in bessere Sicherheitsmassnahmen investieren sollten. Verschlüsselungstechnologien, Zugangskontrollen und Firewalls stellen drei der möglichen Optimierungspotenziale dar, um eine verbesserte Datenintegrität und -vertraulichkeit gewährleisten zu können. Zusätzlich sind auf Anwenderseite Schulungen notwendig, um die fortwährende Umsetzung und Einhaltung der Massnahmen gewährleisten zu können.
Schulung der Mitarbeiter
Die Schulung der Mitarbeiter spielt aber nicht nur in Bezug auf die Einhaltung der Cybersicherheit eine wichtige Rolle im Einkauf. Die effektive Nutzung der neuen Technologien erfordert Schulungen vorab, weshalb KMUs mehr in die Bildung der eigenen Mitarbeiter investieren sollten, um langfristig konkurrenzfähig zu bleiben.
Strategien zur richtigen Nutzung der technologischen Entwicklung
Neben dem Tagesgeschäft haben kleine und mittelständische Unternehmen alle Hände voll zu tun, wenn sie mit der technologischen Entwicklung Schritt halten wollen. Um einen möglichst reibungsfreien Ablauf zu ermöglichen, können sich KMUs folgende Schritte als Anhaltspunkt nehmen:
- Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Eine gründliche Analyse der Geschäftsanforderungen und -ziele ist unerlässlich. Die Kenntnis über mögliche Verbesserungspotenziale im Einkauf und welche Technologien dabei unterstützend wirken können, ist besonders wichtig.
- Anbieterauswahl und Due Diligence
Die richtige Auswahl der Technologieanbieter ist entscheidend, um die eigenen Verwendungszwecke optimal bedienen zu können. Durch Überprüfung der Reputation, Erfahrung und Kundensupport kann sichergestellt werden, dass die Lösung optimal zu den eigenen Bedürfnissen passt.
- Veränderungsmanagement und Mitarbeiterbeteiligung
Die Einführung neuer Technologien erfordert eine reibungslose Umstellung. Durch eine klare Kommunikation der Änderungen und Einbindung der Mitarbeiter kann die Akzeptanz dieser erhöht werden.
- Risikominderung und Cybersicherheitsmassnahmen
Die Implementierung robuster Cybersicherheitsmassnahmen stellen den Schutz der eigenen Daten sicher. Durch regelmässige Überprüfungen, Verschlüsselung und Schulungen der Mitarbeiter können diese auch fortwährend auf einem hohen Niveau gehalten werden.
- Datenanalyse und kontinuierliche Verbesserung
Mithilfe der gewonnenen Daten aus den eigenen Beschaffungsprozessen können auch kontinuierlich Verbesserungen, wie die Identifikation von Engpässen, Kosteneinsparungen und das Finden besserer Lieferanten, vorgenommen werden.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Durch den Einsatz flexibler und erweiterbarer Systeme können auch neue Trends schneller und besser eingeführt werden.
- Compliance und rechtliche Aspekte
Insbesondere in Bezug auf den Datenschutz und die internationale Beschaffung spielt die Einhaltung von Gesetzen eine wichtige Rolle. Durch fortwährende Audits können diese sichergestellt werden.
- Budgetmanagement und langfristige Planung
Dank eines Budgets können die Kosten für die Implementierung und den Betrieb eingehalten werden. Darüber hinaus sollten unerwartete Kosten vermieden und sichergestellt werden, dass die eingesetzten Technologien langfristig rentabel sind.
- Feedbackmechanismen und kontinuierliche Überwachung
Mithilfe von Feedback kann die Effektivität der technologischen Lösungen kontinuierlich überwacht und gegebenenfalls an neue Anwendungsfälle angepasst werden.
- Partnerschaften und Netzwerkaufbau
Durch die Nutzung eigener Partnerschaften und Netzwerke kann auch von den bewährten Praktiken anderer Unternehmen profitiert werden.
Durch das Zurückgreifen auf eine ganzheitliche und durchdachte Strategie kann die richtige Nutzung technologischer Entwicklungen sichergestellt werden. Hierdurch können die Risiken minimiert und die Nutzung der Chancen maximiert werden, um den eigenen Einkauf fit für die Zukunft zu machen.
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