Eines ist klar: Die Zukunft im Einkauf ist digital. Doch wie können Unternehmen die Digitalisierung dieses Geschäftsbereichs angehen? Einfach nur neue Tools einzusetzen, reicht für eine erfolgreiche digitale Transformation nicht aus. Vielmehr ist ein ganzheitlicher Ansatz gefragt. Ansonsten können Unternehmen die Möglichkeiten der neuen Technologien nicht optimal nutzen.
Bei der Digitalisierung im Einkauf setzen viele Unternehmen auf die Einführung eines neuen Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP-System). Dies ist zwar sinnvoll und ein wichtiger Schritt, um Unternehmensprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Damit alleine ist es aber noch lange nicht getan. Ein ERP-System kann bei weitem nicht alles in Bezug auf die digitale Transformation abdecken.
Bei Digitalisierungsprozessen heisst die Zauberformel vielmehr: «Think big!» Die Digitalisierung des Einkaufs sollte nur ein Teil eines ganzheitlichen Konzepts sein, das möglichst alle Teile des Unternehmens mit einschliesst. Nur so schaffen es Firmen, die Vorteile der digitalen Transformation bestmöglich auszuschöpfen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
DIGITALISIERUNG IM EINKAUF GANZHEITLICH ANGEHEN
Folgende fünf Punkte sprechen für einen ganzheitlichen Ansatz:
1. Kulturveränderung durch Digitalisierung
Die Digitalisierung erfordert einen Wandel der Unternehmenskultur. Dazu gehört eine stärkere Kundenorientierung, mehr Flexibilität und Innovation. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter:innen auf die neuen Anforderungen der digitalen Arbeitswelt vorbereiten und ihre Arbeitsweise anpassen.
2. Integration von Systemen
Zur Unterstützung von bestimmten Funktionen wie Marketing und Vertrieb sind neben einem ERP-System oft weitere Systeme notwendig. Die Integration dieser Systeme ist aufwändig und erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung.
3. Datenmanagement
Unternehmen müssen ihre Daten effektiv verwalten, um in der digitalen Welt erfolgreich zu sein. Dazu müssen sie Daten aus verschiedenen Quellen integrieren und analysieren können, um diese für Entscheidungen zu nutzen. Ein ERP-System reicht dafür schlichtweg nicht aus.
4. Cybersecurity
Mit der Digitalisierung steigt auch das Risiko von Cyberangriffen. Unternehmen müssen ihre Systeme und Daten vor unbefugtem Zugriff schützen können. Hierfür sind zusätzliche Investitionen in Sicherheitsmassnahmen notwendig.
5. Veränderung der Geschäftsmodelle
Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und sich auf bisher unberührte Märkte auszurichten. Firmen müssen daher Flexibilität in ihren Geschäftsmodellen und Innovationskraft beweisen.
UMSETZUNG VON DIGITALISIERUNG IM EINKAUF
Digitalisierung ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein Prozess. Für eine erfolgreiche digitale Transformation braucht es viel Flexibilität, ein konstantes Hinterfragen des Status quo und stetige Anpassungen. Das gilt für alle einzelnen Schritte: von der Definition der Ziele über die Auswahl der Tools bis hin zur Umsetzung der Strategie in Abstimmung mit allen Stakeholdern innerhalb des Unternehmens.
Mit den gewonnenen Erkenntnissen werden die ursprünglichen Ziele weiter verfeinert, angepasst oder neu definiert. Anschliessend beginnt der Prozess von neuem. Das ermöglicht dynamische und kontinuierliche Verbesserungen.
NEUE CHANCEN MIT DIGITALEM PROCUREMENT
Mit Blick auf den Einkauf stellt sich die Frage: Was können Unternehmen mit einem ganzheitlichen und wirksamen Digitalisierungsprozess konkret erreichen? So einiges. Das Sammeln und Auswerten von zusätzlichen Daten über die gesamte Lieferkette ermöglicht verschiedene Vorteile:
- Schnellere datengetriebene Entscheidungsfindung durch Verfügbarkeit von wichtigen Informationen in Echtzeit
- Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse
- Effizienzsteigerungen durch genauere Echtzeit-Marktinformationen und -analysen
- Verbesserung der Compliance und Steigerung der Transparenz in der gesamten Lieferkette
- Optimiertes Risikomanagement und eine frühzeitige Problemerkennung – mit digitalen Prozessen können Einkäufer:innen einen besseren Überblick über komplexe Supply Chains bewahren
- Reduktion von Fehlern mittels geführten Anleitungen durch standardisierte Prozesse für Mitarbeitende
BLOCKCHAIN FÜR SICHERERE UND EFFIZIENTERE LIEFERKETTEN
Wird von Digitalisierung gesprochen, fällt meist auch der Begriff Blockchain – auch im Einkauf eröffnet die Technologie grosses Potenzial. Sie ermöglicht sicherere und effizientere Procurement-Prozesse, da jeder einzelne Schritt entlang der Lieferkette lückenlos erfasst und dokumentiert werden kann – auch bei hochkomplexen globalen Supply Chains.
Diese Daten liegen nicht zentral auf einem Server, sondern sind auf allen Rechnern im Netzwerk gespeichert. Bei jedem Login werden die Daten abgeglichen und aktualisiert. Das schafft grösstmögliche Transparenz für alle Parteien. Zugleich sind die Daten durch die dezentrale Speicherung vor Manipulation geschützt.
Denkbar ist auch eine Effizienzsteigerung im operativen Einkauf durch den Einsatz von Blockchain. Sogenannte Smart Contracts können die Informationen in der Datenbank nutzen, und beispielsweise automatisch eine neue Bestellung auslösen, wenn der Lagerbestand unter eine im Voraus definierte Schwelle fällt.
Einkäufer:innen müssen also solche Routineaufgaben nicht mehr selber übernehmen und haben mehr Kapazität für andere Aufgaben. Allerdings sind Smart Contracts sehr starr: Alle Bedingungen müssen genau erfüllt sein, nur dann erfolgt der Auftrag. Zudem sind noch nicht alle rechtlichen Fragen rund um diese digitalen Vereinbarungen restlos geklärt.
EINSATZMÖGLICHKEITEN VON KÜNSTLICHER INTELLIGENZ IM EINKAUF
Programme, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren, können Einkäufer:innen immer mehr Aufgaben abnehmen und erlauben es ihnen dadurch, sich stärker auf strategische und taktische Fragen im Einkauf zu fokussieren.
So kann KI nicht geordnete Daten (z.B. zu Kosten oder Lieferanten) automatisiert und effizient sammeln, strukturieren und analysieren, um Muster darin zu erkennen. Daraus können Unternehmen neue Erkenntnisse zur Optimierung von Prozessen ziehen oder zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.
Ebenfalls können KI-Programme voraussagende Analysen erstellen, mit denen sich künftige Trends prognostizieren lassen, etwa zu Preisschwankungen oder Nachfrageveränderungen. Das ermöglicht Einkäufer:innen, Risiken frühzeitig zu erkennen. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit sind durch KI unterstützte Chatbots, die Anfragen von Lieferanten beantworten, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
DIGITALISIERUNG IM EINKAUF VERÄNDERT DAS STELLENPROFIL
All diese Veränderungen sorgen dafür, dass sich die Anforderungen an strategische Einkäufer:innen verändern. Die digitalen Tools können etwa das zeitraubende Sammeln und Organisieren grosser Datenmengen übernehmen. Umso wichtiger werden genaue Markt- und Branchenkenntnisse, um die gewaltigen Datenmengen bestmöglich nutzen zu können.
Mindestens ebenso zentral wird, dass sich Einkäufer:innen mit den neuen Tools und Technologien auseinandersetzen und ihr Potenzial richtig einschätzen lernen. Nur so können sie diese langfristig gewinnbringend einsetzen.
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