Herausforderungen angehen, Lösungen finden, Chancen nutzen. Für Procurement Manager gehört das zum täglichen Job. Und was tut ein Procurement Manager im Berufsalltag?
Procurement Manager oder strategische Einkäufer:innen sind Schlüsselfiguren in der Supply Chain. In grösseren Unternehmen als Teil eines Teams, in kleineren Unternehmen eigenständig, sind Procurement Manager für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen für ihren Arbeitgeber und in diesem Rahmen auch für den Aufbau und das Management von Lieferantenbeziehungen zuständig.
Wir sprachen mit Alessia Barcio, Procurement Manager bei der Pilatus Aircraft Ltd. Der wichtigste Flugzeughersteller der Schweiz ist die einzige Firma hierzulande, die Flugzeuge entwickelt, baut und auf allen Kontinenten verkauft. Die Pilatus Flugzeugwerke AG hat ihren Hauptsitz in Stans und verfügt über Tochtergesellschaften in den USA und in Australien. Im Interview gab uns Alessia einen Einblick in ihren vielseitigen Job sowie die aktuellen Herausforderungen im Einkauf und erklärte uns, was sie an ihrer Stelle als Procurement Manager in der Luftfahrt besonders interessant findet.
Alessia, welche Verantwortung trägst du als Procurement Manager bei der Pilatus Aircraft Ltd.?
«Ich bin für die optimale Beschaffung von Flugzeugkomponenten und die Vertragsverhandlungen innerhalb meiner Warengruppe – einschliesslich der strategischen und funktionalen Beschaffung – verantwortlich.»
Das hört sich komplex an. Kannst du uns mehr über deinen Aufgabenbereich erzählen?
«Sicher! Ihr könnt euch vorstellen, dass ein grosser Teil meiner Arbeit darin besteht, Verträge und Preise mit Lieferanten auszuhandeln, Lieferantenbeziehungen zu pflegen und die Leistungen zu überwachen. Ich verwalte aktuell 50 Lieferanten. Das ist viel Verantwortung. Kommt es zu Problemen bei den Zulieferern, liegt es an mir, gemeinsam mit ihnen Lösungen zu suchen, damit ich entsprechende Massnahmen ergreifen und den Bedarf meines Arbeitgebers decken kann.»
Welche Rolle übernimmst du im Beschaffungsprozess?
«Bei uns sieht das so aus: Die Produktion ermittelt den Bedarf und teilt diesen an den Einkauf mit. Ich verhandle mit neuen und bestehenden Lieferanten über die Menge, die Preise und Vertragsbedingungen. Anschliessend bin ich für die Leistungsüberwachung zuständig und messe anhand gesetzter KPIs die Performance.
Ist ein Lieferant nicht in der Lage, den Vertrag so umzusetzen, wie ursprünglich vereinbart, muss ich Nachforschungen anstellen, worauf dies gründet. Das heisst ich spreche mit dem Lieferanten, versuche zu klären, ob die Umstände den Aussagen des Lieferanten entsprechen und probiere, gemeinsam mit dem Lieferanten eine Lösung zu finden. Andernfalls prüfe ich, ob uns anderweitige Ressourcen zur Verfügung stehen.
Dazu ist der Aufbau und die Pflege von Lieferantenbeziehungen extrem wichtig. Das erfordert auch, dass ich oft für persönliche Besprechungen zu meinen Lieferanten reise. Aber auch eine starke interne Verankerung ist wichtig: Da ich Ansprechpartner für viele Abteilungen bin, ist es für mich zentral, dass ich eine gute Kommunikation auch innerhalb des Unternehmens aufbaue.»
Du hast es schon angesprochen: In deiner Funktion bist du auch eine Problemlöserin. Mit welchen Herausforderungen wirst du täglich konfrontiert?
«In meinem Job ist jeder Tag eine neue Herausforderung. Die Pandemie, der Russland-Ukraine-Krieg, die Energiepreiserhöhung und der Fachkräftemangel machen es uns nicht einfacher. Aber das gilt wohl generell für den Einkauf – wir sitzen alle im gleichen Boot.
Ausserdem stehe ich jeden Tag im Spannungsfeld zwischen den Forderungen meines Arbeitgebers und den Bedingungen der Lieferanten. Der eine will zu möglichst geringen Kosten eine möglichst effiziente Produktion erzielen, die anderen fordern mehr Zeit und höhere Preise.
Das kann einerseits frustrierend sein, weil man nicht immer in der Lage ist, den Auftrag zu erfüllen. Auf der anderen Seite ist es aber auch ein extremer Motivator, da man den richtigen Weg finden muss, um sein Ziel zu erreichen. Ich versuche stets Vereinbarungen zu treffen, die für beide Seiten von Vorteil sind. Das ist eine echte Challenge, aber auch unglaublich spannend.»
Was ist speziell am Einkauf in der Aviatik?
«Nun, wir haben einen sehr hohen Qualitätsanspruch sowie strenge Vorschriften. Schliesslich geht es in unserem Business um die Sicherheit von Menschen.
Zudem sind wir auch nicht in der Lage, Einsparungen zu erzielen. In der Luftfahrt ist es üblich, nur eine Quelle – also einen Lieferanten – zu haben. Die meisten Produkte werden “custom made” entworfen. So ist man häufig an einen spezifischen Lieferanten gebunden und man kann Verhandlungen kaum beeinflussen. Den Lieferanten zu wechseln, dauert in unserem Business etwa 2–3 Jahre. Verlangen Zulieferer plötzlich eine Preiserhöhung und fordern zusätzliche Bedingungen im Vertrag, kann man also nicht einfach so abspringen. In anderen Sektoren gibt es mehr Lieferanten, die sich im Wettbewerb befinden, was einem als Auftraggeber einen Vorteil verschafft.»
Welche Fähigkeiten muss ein Procurement Manager also haben, um mit diesen Herausforderungen umgehen zu können?
«Kommunikation ist das A und O in meinem Job. Man muss zwingend ein ausgezeichnetes Verhandlungs- und Kommunikationsgeschick mitbringen. Dazu gehört auch, dass man hervorragend Englisch spricht und auch in unangenehmen Situationen den richtigen Weg findet, etwas zu kommunizieren.
Weiter helfen Stressresistenz und Gelassenheit. Mit einem emotionalen Charakter hat man es in diesem Job eher schwer. Wichtig sind auch ein gutes analytisches Verständnis sowie eine strategische und vorausschauende Denkweise. Innerhalb eines Projektes bin ich häufig die Schlüsselfigur und Ansprechpartnerin für alle. Ich muss deshalb immer die Kontrolle behalten.»
Welche Ausbildung braucht es dazu?
«Eine technischer oder kaufmännische Grundausbildung ist von Vorteil. Wichtig ist mit Sicherheit, dass man Berufserfahrung mitbringt. Ich selbst konnte bei Stellenantritt 20 Jahre Erfahrung in der Luftfahrt und 10 Jahre davon im Einkauf mitbringen. Das war für mich von Vorteil. Ausserdem können Verhandlungstrainings hilfreich sein, um die erforderlichen Kompetenzen aufzubauen.»
Welche Türen hat dir deine Berufswahl geöffnet?
«Die Stelle bei Pilatus hat es mir ermöglicht, beruflich zu wachsen und Fortschritte zu machen. Die Arbeit im Einkauf hat mir die Tür geöffnet, von Italien in die Schweiz zu ziehen und die Karriereleiter hochzuklettern. Nun arbeite ich in einem Umfeld, das ich wirklich mag. Und das ist viel wert. Ausserdem stimmen auch die Verantwortung und die Entlohnung, was genauso wichtig ist.»
Blicken wir auf deine Karriere, so sehen wir, dass du ausschliesslich in der Luftfahrt unterwegs warst. Zufall?
«Seit meiner ersten Arbeitsstelle arbeite ich in der Aviatik. Ich finde es spannend, dass ich in meinem Job einen Beitrag zur Entwicklung des Produkts, also des Flugzeugs, leisten kann. Ich habe definitiv eine Leidenschaft für Flugzeuge. Und ich habe auch eine Lizenz als Pilotin.
Zum andern mag ich alles, was mit Kommunikation zu tun hat. Die Arbeit mit Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt, das Reisen, die Herausforderung bei Verhandlungen und die Rolle, die ich dabei einnehmen muss, gefallen mir sehr.
In meinem aktuellen Job kann ich diese beiden Interessen vereinen.»
ZUR PERSON
Alessia Barcio hat gut 20 Jahre Erfahrung in der Luftfahrt, 10 Jahre davon ist sie bereits im Einkauf tätig. Ihre Karriere begann Alessia in der Wartungsplanung in Italien und hat durch Zufall ihren Weg ins Procurement gefunden. TOM PARKER hat das Potenzial von Alessia erkannt und sie vor rund 1.5 Jahren bezüglich einer Procurement Manager Stelle bei der Pilatus Aircraft Ltd. kontaktiert. So hat Alessia schliesslich zu ihrer aktuellen Position gefunden.
Was Alessia Barcio über TOM PARKER sagt:
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