Der Einkauf ist die Kostenschnittstelle jedes Unternehmens. Die operativen Einkäufer:innen sind dabei die Schlüsselfiguren, da sie reibungslose Betriebsprozesse bei einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis sicherstellen.
Aufgaben im operativen Einkauf
Im Einkauf sind nicht nur verschiedene Berufsbilder, Positionen und Bezeichnungen vertreten. Diese sind teilweise auch nicht ganz trennscharf auseinanderzuhalten. Das Profil des operativen Einkaufs lässt sich insbesondere in Abgrenzung zum strategischen Einkauf gut umreissen.
Zu den Hauptaufgaben der operativen Einkäufer:innen gehören der Beschaffungsprozess und die gesamte Bestellabwicklung. Sie ermitteln den Bedarf an Dienstleistungen, Waren, Materialien und Rohstoffen, bestellen diese rechtzeitig nach und verhindern so allfällige Engpässe. Sie organisieren die Bestellungen, verfolgen die Termine und wickeln Reklamationen und Retouren ab. Sie kennen den Markt, vergleichen Angebote und suchen nach Lieferanten, um Vorteile für das Unternehmen zu schaffen.
Ein:e strategische:r Einkäufer:in hingegen wählt unter anderem die Lieferanten aus, bestimmt die Warengruppenstrategie und verhandelt die Preise, Verträge und Lieferkonditionen, speziell bei grösseren Mengen. Der Besuch von Fachmessen oder Lieferanten zur Netzwerkpflege im In- und Ausland gehören ebenfalls zu ihrem/seinem Berufsalltag.
Während die/der operative Einkäufer:in also fest im Tagesgeschäft verankert ist, schaut die/der strategische Einkäufer:in aus der Vogelperspektive auf die Beschaffung. Am Ende ist die Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Rollen für den Erfolg ausschlaggebend. Ein Unternehmen muss alles, was für den reibungslosen Betrieb benötigt wird, schnell, kosteneffizient und zum richtigen Zeitpunkt erhalten.
Kompetenzen, die operative Einkäufer:innen benötigen
Wer im operativen Einkauf tätig sein möchte, muss strukturiert arbeiten und auch in stressigen Zeiten den Überblick behalten können. Wer mit gängigen Computerprogrammen vertraut ist und zudem eine schnelle Auffassungsgabe im Erlernen neuer Tools und Programme besitzt, ist bestens für den Beruf gewappnet. Englisch im Sprachrepertoire ist für erfolgreichen operative Einkäufer:innen heute ebenfalls unerlässlich, da für die besten Angebote im Einkauf oft der internationale Markt berücksichtigt werden muss. Im Umgang mit Lieferanten müssen operative Einkäufer:innen zwar Verhandlungsgeschick, vor allem aber grundlegende Empathie und gute Kommunikationsfähigkeiten mitbringen. Dies gilt auch für den Umgang mit den internen Teamkolleg:innen – als operative:r Einkäufer:in fungiert man oft als Knotenpunkt zwischen verschiedenen Abteilungen und Ansprechpersonen eines Unternehmens.
Ambitionierten Personen eröffnet sich im Laufe der Karriere oft die Möglichkeit, sich später am strategischen Einkauf zu orientieren – meist wenn man ausreichend Erfahrung und allenfalls entsprechende Weiterbildungen besucht hat. Mit einem einschlägigen Hochschulabschluss ist es aber auch möglich, sich sofort eine spannende und gut bezahlte Stelle im strategischen Einkauf zu sichern. Die Kombination aus Praxiserfahrung und Weiterbildungen sind der beste Weg zu Führungspositionen, beispielsweise als Einkaufsleiter:in.
Die Einstellung von erfahrenen und Technik-affinen Einkäufer:innen wird für erfolgreiche Unternehmen immer wichtiger. Eine gute technische Ausbildung bzw. Qualifizierung ist daher sehr wichtig, um diese berufliche Möglichkeit am besten nutzen zu können. Nicht zuletzt sind digitale Kompetenzen heutzutage sehr wichtig, um sich unter den Top-Performern im Beruf zu platzieren, den Beruf langfristig vielfältig zu gestalten und die eigene Leidenschaft am Puls der Zeit auszuüben.
Aus- und Weiterbildung zur/zum operativen Einkäufer:in
Wer sich im Bereich der Beschaffung weiterentwickeln möchte, hat diverse Möglichkeiten. In der Schweiz existieren Weiterbildungsangebote auf unterschiedlichen Niveaus. So finden alle, die sich im Bereich von operativem, strategischem oder technischem Einkauf weiterbilden wollen, einen Lehrgang, der zu den eigenen Vorkenntnissen passt. Weiterbildungen mit offiziell anerkanntem Abschluss können sowohl von staatlichen, halbstaatlichen als auch privaten Organisationen wie Fachverbänden und Bildungsunternehmen angeboten werden. Dabei muss zwischen einer beachtlichen Vielfalt an Abschlüssen unterschieden werden, wie Zertifikatslehrgänge für Einkäufer:innen, Eidgenössische Berufsprüfungen (Einkaufsfachmann:fachfrau, Höhere Fachprüfung für Einkaufsexperten), Nachdiplomstudien oder Weiterbildungsabschlüsse an Hochschulen.
Weiterführende Informationen zu den vielseitigen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Einkauf finden Sie auf unserem Blog.
E-Procurement: Digitalisierung im Einkauf
Die Digitalisierung im Einkauf ist durch computerisierte Beschaffungsprozesse, Data Analytics oder Procurement 4.0 in aller Munde. Dass man durch Technologie den Einkauf optimieren kann, wurde bereits in der Praxis bewiesen.
Der Einkauf spürt die Digitalisierung vor allem in den folgenden Bereichen, Prozessen und Arbeitsschritten:
- Beschleunigung des Informationsflusses
- Maschinelle Unterstützung der Analyse und der Beschaffungsstrategie
- Optimierung des Prozessmanagements durch automatisierte Arbeitsschritte
- Besseres Einkaufscontrolling
Durch die Digitalisierung des Einkaufprozesses lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern Fehler vermeiden und die einzelnen Lieferanten mit ihren Produkten besser vergleichen. Durch eine elektronische Verknüpfung zwischen den Unternehmen und den Lieferanten wird die Einkaufsabteilung von Routineaufgaben entlastet.
Komplexe und Ressourcen-intensive Aufgaben wie Analysen zur Auswahl von Lieferanten werden ebenfalls durch digitale Prozesse vereinfacht. Beispielsweise kann durch die Einführung eines interaktiven Business Intelligence Dashboards die Analysezeit aller Einkäufer:innen um ca. 40 Prozent gesenkt werden.
Warum es sich lohnt, operative:r Einkäufer:in zu werden
Wer Spass an einer dynamischen und spannenden Arbeit hat, ist beim Einkauf genau richtig und hat gute Chancen, die Karriereleiter hochzuklettern. Die/Der operative:r Einkäufer:in ist ein Beruf, der Genauigkeit, Teamfähigkeit sowie vorausschauendes Denken erfordert. Die Tätigkeit ist sehr vielseitig und es gibt etliche Positionen, die mit einer kaufmännischen und technischen Ausbildung bekleidet werden können. Zudem sind die Entwicklungsmöglichkeiten praktisch unbegrenzt.
Das richtige Unternehmen finden
Man kann sich die Branche nach seinem eigenen Geschmack und vor allem nach seinen Interessen aussuchen, da alle Unternehmen Bedarf an qualifizierten und motivierten Einkäufer:innen haben. Und da die Bedeutung des Einkaufs für das Unternehmen so hoch ist, wird diese Tätigkeit auch angemessen vergütet. Wichtig ist, das für sich passende Unternehmen zu finden. Unternehmen, die Top Performer suchen, fördern und belohnen, sind die besten Arbeitgeber.
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