Der Strategische Einkäufer: Die Handlungsfähigkeit von Unternehmen sichern

Es gibt wenige Positionen in Unternehmen, die in den letzten Monaten und Jahren so sehr an Bedeutung gewonnen haben wie die des strategischen Einkäufers. Aus Experten-Sicht macht es Sinn, den Einkauf zunehmend auf C-Level-Ebene eines Unternehmens aufzunehmen – also auf höchster Führungsebene. Grund genug, uns intensiv mit dieser Schlüsselposition zu befassen.

Die wachsende Bedeutung des Einkäufers

Die Globalisierung und die Digitalisierung haben die Beschaffung im 21. Jahrhundert deutlich komplexer und riskanter gemacht. Jüngste Ereignisse haben das mit Nachdruck bewiesen: Rund 40 Prozent der Lieferketten konnten der Corona-Pandemie – oder besser gesagt ihren Folgen – nicht standhalten. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die den strategischen Einkaufsaspekt lange Zeit ausser Acht gelassen haben. Einkäufer leisten eben weit mehr, als nur Bestellungen aufzugeben.

Die Pandemie ist ein Weckruf für Unternehmen ihre Supply Chain grundlegend zu analysieren und zu optimieren. Denn die internationalen Lieferketten sind bei Weitem nicht so unverwundbar wie lange Zeit angenommen. Das zeigt zum Beispiel auch die tagelange Blockade des Suezkanals. Weitere aktuelle Komplikationsfaktoren im Einkauf sind unter anderem Rohstoffengpässe, steigende Umweltanforderungen seitens Behörden und Kund:innen sowie zunehmende Bürokratie.

Aufgaben im Strategischen Einkauf

Die oben genannten Entwicklungen bedeuten viel Arbeit für strategische Einkäufer, die im Englischen als Strategic Purchaser bezeichnet werden. Während der operative Einkäufer im Tagesgeschäft zuhause ist und sich unter anderem um die Ausführung und Nachverfolgung von Bestellungen kümmert, ist der strategische Einkäufer für die ganzheitliche Prozessoptimierung im Beschaffungswesen verantwortlich.

In der Verantwortung eines strategischen Einkäufers liegt somit die Konzeption und Umsetzung nationaler und internationaler Beschaffungsstrategien. Er oder sie hat weiter zur Aufgabe, die Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen innerhalb der Beschaffung voranzutreiben.

Aber nicht nur das: Strategische Eikäufer:innen sind zuständig dafür, die geeigneten Lieferanten zu finden und zu koordinieren. Dazu betreuen sie Ausschreibungen, führen Vertragsverhandlungen und sind auch für deren Abschluss verantwortlich.

Nebst der Planung der Kosten gilt es für den strategischen Einkäufer diese ebenfalls zu steuern, zu analysieren sowie zu optimieren. Hinzu kommt das Management der Warengruppe sowie die Koordination von Einkaufsprojekten, inklusive Risikomanagement. Ein strategische:r Einkäufer ist ausserdem in die Produktentwicklung, ins Innovationsmanagement und die Lagerhaltung eingebunden und übernimmt das das Einkaufs-Controlling.

Strategische Einkäufer tragen in Zeiten von bedarfssynchroner Produktion (Just-in-time) also hohe Verantwortung. Schon kleinste Lieferengpässe und Transportblockaden können zu teuren Produktionsstillständen führen. Zudem gilt nach wie vor die alte Kaufmannsregel: Im Einkauf liegt der Gewinn.

Strategischer Einkauf steigert Wert des Unternehmens

Der Erfolg des strategischen Einkaufs beeinflusst nicht nur das Betriebsergebnis, sondern auch den Wert des Unternehmens, wie die folgende Beispielrechnung zeigt.

Rechenbeispiel: So wirken sich Einsparungen im Einkauf auf den Unternehmenswert aus

Angenommen ein Unternehmen weist folgende Kennziffern aufs Jahr gerechnet auf:

• Umsatz: 13,5 Mio. CHF
• Einkaufsvolumen: 5 Mio. CHF
• Gewinn vor Zinsen und Steuern: 1,25 Mio. CHF
• Unternehmenswert: 10 Mio. CHF (8-facher Gewinn)

Gelingt es dem strategischen Einkauf die Einkaufskosten um zehn Prozent des Einkaufsvolumens zu senken, können mindestens 500’000 CHF im Jahr eingespart werden. Diese Summe erhöht den Jahresgewinn auf insgesamt 1,75 Mio. CHF vor Steuern. Der Unternehmenswert verdoppelt sich rapide auf vierzehn Mio. CHF.
Der strategische Einkauf ist in diesem Beispiel also für 40 Prozent Wertsteigerung verantwortlich.

Spätestens diese Rechnung überzeugt jede Geschäftsführung in den strategischen Einkauf zu investieren. Gerade in materialintensiven Branchen wie etwa der Automobilindustrie, können schon marginale Einsparungen zu spürbaren Steigerungen bei der Gewinnmarge führen. Nicht selten machen wenige Prozentpunkte Millionensummen aus.

Kompetenzen, die strategische Einkäufer benötigen

Das wiederum bedeutet, dass falsche Anstellungen im strategischen Einkauf enorm viel Geld kosten. Im Idealfall wird bereits bei der Personalauswahl darauf geachtet, dass Bewerber:innen die für ihren Job essentiellen Kompetenzen mitbringen. Dazu gehören unter anderem Kommunikationsstärke, Menschenkenntnis und Verhandlungsgeschick. Denn der Beruf des strategischen Einkäufers ist zu einem grossen Teil ein People’s Business.

Strategische Einkäufer:innen müssen aber auch Entscheidungsfähigkeit beweisen und dazu auf ein starkes unternehmerisches und strategisches Denken setzen. Ausreichend Kenntnis über den jeweiligen Markt und die entsprechenden Risiken, kombiniert mit ausgeprägten analytischen Fähigkeiten, einer hohen Planungsfähigkeit und gutem Beziehungsmanagement sind auf jeden Fall Voraussetzung für Erfolg im strategischen Einkauf.

Wer Einkäufer:in werden will, der sollte noch eine wichtige Eigenschaft mitbringen – nämlich Leidenschaft für die Produkte, die das Unternehmen herstellt und vertreibt. Gerade der strategische Einkäufer muss sich intensiv mit dem Produkt und seiner Produktion auseinandersetzen, um Optimierungsbedarf zu ermitteln. Wann ergibt es Sinn Bauteile selbst zu fertigen und wann fertig einzukaufen? Wie lassen sich Materialkosten reduzieren? Wie kann die Nachhaltigkeit von Produkten gesteigert werden? All das sind Fragen, die in Kooperation mit anderen Fachabteilungen behandelt werden.

Weiterbildung zum strategischen Einkäufer

Wer eine kaufmännische oder technische Grundausbildung und idealerweise erste Erfahrungen im Einkauf besitzt, kann sich zum strategischen Einkäufer weiterbilden. Eine gute Grundlage bildet die Berufsprüfung zum Einkaufsfachmann bzw. zur Einkaufsfachfrau mit eidg. Fachausweis. Der Bund erstattet 50 Prozent der Ausbildungskosten – übrigens unabhängig davon, ob die Prüfung bestanden wird oder nicht.

Es gibt zahlreiche Bildungsträger, die Vorbereitungskurse für die eidg. Prüfungen anbieten. Aber auch wer bereits über einschlägiges Fachwissen verfügt, muss sich ständig fortbilden. Dafür bieten beispielsweise Procure.ch – der Fachverband für Einkauf und Supply Management – oder die NBW entsprechende Seminare an. Sie sind auch für die Durchführung der eidgenössischen Prüfungen im Auftrag des Staatssekretariats für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) verantwortlich.

• Procure.ch bietet zur Vertiefung in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Graubünden das Bachelorstudium Digital Supply Chain an.
• Die Fachhochschule Nordschweiz hat mit dem CAS Supply Chain Management, CAS Operational Excellence und dem CAS International Supply Management gleich mehrere berufsbegleitende Weiterbildungsangebote für Einkäufer in KMU und Grossunternehmen im Angebot. Ausserdem eine Weiterbildung zum MAS Supply Management Excellence.
• Die Universität St. Gallen bietet eine Weiterbildung CAS für Einkaufsleiter, die sich an (angehende) Führungskräfte aus Einkauf, Beschaffung, Materialwirtschaft und Logistik richtet.
• Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten finden Sie in unserem Blogartikel über Aus- und Weiterbildung zum strategischen Einkäufer.

So viel verdienen strategische Einkäufer

Wer den Schritt vom operativen zum strategischen Einkäufer macht, hängt von der Motivation, von der Arbeitserfahrung und der bisherigen Entwicklung des Einzelnen innerhalb des Unternehmens ab. Eine Weiterbildung zum strategischen Einkäufer hilft hierbei und zahlt sich auch aus: Durch die Extrameile schaffen strategische Einkäufer schnell mal einen Karriere- und Lohnsprung.

Methoden im strategischen Einkauf

Gut ausgebildete Purchaser sind in der Lage all die Methoden anzuwenden, die für die Optimierung der Beschaffung notwendig sind. Dazu gehören unter anderem:

• Herstellungskostenanalyse
• Lebenszykluskonzepte
• Beschaffungsmarktforschung
• Lieferantenscoring
• ABC/XYZ-Analyse
• TCO-Betrachtung
• Kraljic-Matrix
• Portfolioanalyse
• Benchmarking
• Früherkennungsmethodik
• Wertanalyse
• Projektsteuerung

E-Procurement: Digitalisierung im Einkauf

Im Prinzip sind alle dieser Methoden mittlerweile digitalisiert. Die Digitalisierung bietet insbesondere dem strategischen Einkauf ganz neue Möglichkeiten bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen, dem Sourcing von Lieferanten, dem Ausloten von Einsparpotenzial, dem datengestützten Einkaufscontrolling und vielen weiteren Aufgaben.

Auch im B2B-Einkauf führt der Weg längst ins Internet. Immer mehr Lieferanten bieten B2B-Onlineshops oder Bestellplattformen, die den Einkaufsprozess verschlanken und beschleunigen. Moderne Einkaufsprogramme sorgen für maximale Transparenz entlang des kompletten Beschaffungsprozesses. Sie reduzieren die Fehlerquote und machen es Einkäufern leichter Einsparpotenzial zu identifizieren. So lassen sich zum Beispiel mithilfe von Algorithmen und Machine Learning Preisentwicklungen auf den Rohstoffmärkten vorhersagen, um den idealen Bestellzeitpunkt zu erwischen.

Auch die Kommunikation mit den Fachabteilungen, die Material benötigen, und den Lieferanten, die das Material liefern, wird dank digitaler Lösungen deutlich vereinfacht. Einkaufsstrategen profitieren vor allem von der schnellen Auswertung unzähliger Einkaufsdaten, die die Erfolge des strategischen Einkaufs nicht zuletzt transparent darstellen.

Warum es sich lohnt strategischer Einkäufer zu werden

Wurden Einkäufer lange Zeit als Preisdrücker degradiert und der Einkauf als reine Bestellabteilung angesehen, hat sich das Bild des Einkäufers in der Vergangenheit enorm gewandelt. Der strategische Einkauf verantwortet eine Schlüsselposition, von der die Handlungsfähigkeit fast aller anderen Fachabteilungen abhängt. Insbesondere im produzierenden Gewerbe trägt er Verantwortung dafür, dass die Produktion jederzeit gemäss Planung vonstattengehen kann.

Das Aufgabenspektrum des strategischen Einkäufers ist enorm vielseitig. Je grösser das Unternehmen, desto mehr kann spezialisiert werden. Die Spezialisierung kann zum Beispiel auf Ebene von Warengruppen oder einzelnen Aufgaben erfolgen. So bietet sich für eher mathematisch-analytische Talente das Einkaufs-Controlling an, während sozial-kommunikativ Begabte Konditionen mit Lieferanten aushandeln.

In kleineren Unternehmen übernehmen strategische Einkäufer nicht selten die alleinige Verantwortung für das Beschaffungswesen. Häufig bekleiden sie den Posten des Einkaufsleiters. Hier sind Allrounder gefragt, die belastbar sind und die Abwechslung im Arbeitsalltag zu schätzen wissen.

Da die Beschaffung mittlerweile in nahezu jedem Unternehmen international ist, sind Fremdsprachenkenntnisse ein Must-have – gerade in der vielsprachigen Schweiz. Bei Vertragsverhandlungen spielen jedoch auch kulturelle Aspekte eine entscheiden Rolle. Einkäufer mit dem Fokus auf die Einkaufsstrategie sollten zudem Reisebereitschaft zeigen, wenn es beispielsweise um Lieferanten- und Produktionsbesuche geht.

Das richtige Unternehmen finden

Strategische Einkäufer sind jetzt und in Zukunft gefragte Fachkräfte mit einem krisensicheren Job. Sie verfügen oft über ein enorm wertvolles Netzwerk, das vor allem bei Herausforderungen und in Problemsituationen Gold wert ist. Dieses Netzwerk dient häufig als erste Anlaufstelle, wenn eine berufliche Veränderung fokussiert wird.

Darüber hinaus helfen Personalvermittler, wie wir bei Tom Parker, dabei Spezialisten und Unternehmen mit der gleichen Wertebasis zusammenzubringen. So werden insbesondere auch jungen Talenten wichtige Meilensteine in ihrer Karriere als Einkäufer ermöglicht. Denn gerade in strategisch wichtigen Positionen führen Stellenangebote immer seltener zu passenden Kandidaten. Stattdessen leisten Personalvermittler einen wichtigen Beitrag bei der Potenzialanalyse von Kandidaten und dem Matching von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Finden Sie ausgesuchte Jobangebote für Einkäufer auf der Tom Parker Jobbörse und werden Sie Teil unseres Talent- und Expertenpools, um keinen Traumjob mehr zu verpassen.

Kontaktieren Sie uns jetzt für ein persönliches und unverbindliches Beratungsgespräch und profitieren Sie von exklusiven Jobangeboten!

Bewerbung als strategischer Einkäufer

Können Sie sich mit der Branche und den Produkten eines Unternehmens identifizieren, lohnt sich die Bewerbung. Als Personalvermittler unterstützen wir sie natürlich bei diesem Schritt. Denn der erste Eindruck zählt!

Aus Ihrer Bewerbung sollte deshalb die Motivation deutlich werden, warum Sie den strategischen Einkauf mit Ihrer Expertise und Erfahrung verstärken wollen. Beziehen Sie sich konkret auf das Unternehmen, für dass Sie arbeiten möchten, statt unspezifische Bewerbungen an verschiedene Arbeitgeber zu verschicken. Weisen Sie auf Fähigkeiten und Erfahrungen hin und untermauern Sie diese mit konkreten Success Stories, die Ihre Wirksamkeit belegen. Sie sind der Schlüssel zu einer Einladung für ein Vorstellungsgespräch. Zeigen Sie bei einem persönlichen Treffen ebenfalls ernsthaftes Interesse für das Unternehmen und bereiten Sie eigene Fragen vor.

Detaillierte Tipps und Tricks für Ihr nächstes Vorstellungsgespräch haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Komplexität der Beschaffung erfordert strategisches Vorgehen

Strategische Einkäufer sind Analysten, Detektive und Optimierer und lassen in keiner Situation das „big picture“ ausser Acht. Vor allem aber sind sie für Unternehmen immer unverzichtbarer, sofern diese das Risiko von Produktionsausfällen minimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern wollen. Für viele im Beschaffungswesen tätigen Arbeitnehmer eröffnet der strategische Einkauf eine spannende Karriereperspektive. Wir unterstützen Sie dabei – rufen Sie uns unverbindlich an!