Der Einkauf ist eine Schlüsselfunktion in jedem Unternehmen. Egal in welcher Branche, gute Einkäufer und Einkäuferinnen können nicht nur wertvolle Kosteneinsparungen bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen erzielen, sondern auch langfristige, gewinnbringende Beziehungen zu Lieferanten herstellen und pflegen. Deswegen ist es entscheidend, den richtigen Einkaufsexperten oder -expertin einzustellen. Unternehmerisches Denken, ausgezeichnete Kommunikation und Organisationstalent sind nur einige der Eigenschaften, die gute Einkäufer und Einkäuferinnen mitbringen sollten. Was macht sonst noch einen guten Einkäufer aus?
Denkt unternehmerisch und trägt zur Steigerung des Gewinns bei
Alle Handlungen von guten Einkäufern und Einkäuferinnen zielen direkt darauf ab, Gewinnmarge und Unternehmenswert zu steigern. Dazu gehört nicht nur die besten Hauptlieferanten zu finden, sondern auch das Ausarbeiten von Verträgen, die langfristig die gesunde Versorgung mit Materialien, Produkten und Dienstleistungen gewährleisten.
Einkaufsexpert:innen sind hier in der Lage, Produkte und Dienstleistungen zu günstigen Preisen zu beziehen. Damit erhöhen sie die Gewinnmarge und tragen dementsprechend eine entscheidende Rolle bei der Gewinnmaximierung des Unternehmens.
Kennt den Markt und besitzt betriebswirtschaftliches Fachwissen
Einkäufer und Einkäuferinnen sind Beschaffungsspezialisten und gleichermassen Experten auf ihrem Markt: Sie verfolgen die Entwicklung von Angebot und Nachfrage, erkennen Chancen und Bedrohungen frühzeitig und sind in der Lage, potenzielle Gefahren durch effizientes Risikomanagement zu reduzieren. Dazu gehört auch die Abwägung zwischen kurz-, mittel- und langfristigem Planungshorizont. Gute Einkäufer bzw. gute Einkäuferinnen entscheiden, wann es angebracht ist, einen einmaligen Kauf zu tätigen und wann eher die Akquise eines strategischen Partners im Vordergrund stehen soll.
Auch mit den angebotenen und nachgefragten Produkten und Dienstleistungen müssen Einkaufsexperten und -expertinnen genauestens vertraut sein. Durch regelmässige Marktforschungen bleiben sie auf dem neusten Stand, informieren sich über relevante Produktdetails, und sind in der Lage, Schwächen von Produkten und Anbietern zu erkennen und Verbesserungen vorzuschlagen.
Nur wer versteht, Potenzial zur Qualitätsverbesserung und Kosteneinsparung aufzudecken, schafft es Grenzen gewinnbringend auszunutzen. Betriebswirtschaftliches Know-how ist hier bedeutend, denn Einkäufer und Einkäuferinnen müssen Preis- und Kostenstrukturanalysen sowie Lieferanten-Klassifikation vornehmen, um die passendste Entscheidung zu treffen.
Auch wichtig sind die Einkaufsbedingungen der Unternehmen selbst: Einkaufsteams definieren die Art und Anzahl der Lieferanten und können zwischen unterschiedlichen Outsourcing-Möglichkeiten entscheiden, falls die Option zur internen Organisation wegfällt – etwa wenn das Produkt oder Dienstleistung keine Kernkompetenz für das Unternehmen darstellt.
Denkt global und vernetzt
Durch die stetig wachsende Globalisierung wird das sogenannte “global sourcing” (die internationale Beschaffung von Produkten) immer wichtiger – und damit auch die Eigenschaft von Einkaufsspezialisten, global zu agieren. Guten Einkäufer und Einkäuferinnen sind geografische Grenzen fremd: ihre Entscheidungen basieren auf der Kenntnis weltweiter Märkte und dementsprechend beziehen sie Materialien und Dienstleistungen aus allen Ecken der Welt. Die internationale Beschaffung kann Marktvorteile bringen, aber natürlich nur, wenn es richtig gemacht wird: Qualität, Kosten, Lieferzeit und andere wichtige Produkteigenschaften dürfen nicht aus den Augen verloren werden. Multitasking und ausgezeichnete Fremdsprachenkenntnisse sind daher eine Grundvoraussetzung für den Erfolg von Einkaufsspezialisten und -spezialistinnen.
Besitzt hervorragendes Kommunikationstalent
Einkaufsspezialisten und -spezialistinnen gestalten und führen ein komplexes Beziehungsnetzwerk. Sie pflegen vielschichtige Beziehungen zu externen Lieferanten und internen Abteilungen des Unternehmens, für die sie Produkte oder Dienstleistungen beschaffen. So bringen gute Einkäufer und Einkäuferinnen nicht nur Empathie gegenüber ihren Geschäftspartnern mit, sondern besitzen auch hervorragendes Verhandlungsgeschick. Damit sind sie in der Lage, sich in die Position der Verhandlungspartner hineinzuversetzen und sicherzustellen, dass diese ihre Verpflichtungen verstehen und erfüllen.
Um diese und alle weiteren ihrer Aufgaben einwandfrei bewältigen zu können, benötigen gute Einkäufer und Einkäuferinnen vor allem eines: herausragende Kommunikationsfähigkeiten. Sie legen kritische Punkte fest, welche es beim Einkaufsprozess zu berücksichtigen gilt, und sie sind klar und präzise, wenn es darum geht, Ziele zu definieren, von denen beide Seiten profitieren. So sind soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, aber auch Durchsetzungsvermögen und Belastungsfähigkeit notwendige Eigenschaften, die erfolgreiche Einkäufer und Einkäuferinnen auszeichnen.
Ist ein organisierter Stratege
Erstklassige Einkäufer und Einkäuferinnen sind organisierte und planungs-orientierte Persönlichkeiten: Verhandlungen, Sitzungen und Besprechungen sind stets optimal vorbereitet und lassen keine Unklarheiten offen.
Eine solide Organisation schafft qualifizierten Einkäufern die Grundlage für ihre Entscheidungen: So können Auswirkungen jeder Lieferung auf die Gesamtkosten der Organisation präzise vorhergesagt werden. Deswegen ist es für gute Einkäufer und Einkäuferinnen wichtig, strategisch denken und vorgehen zu können, sei dies hinsichtlich Umsatz, Gesamtkosten, Losgrössen, Lagerbeständen oder dergleichen. Gross angelegte Kategorisierung von Materialien, Produkten und Dienstleistungen gehören zum Alltag von Einkaufsteams.
Ist intrinsisch motiviert, Höchstleistungen abzuliefern
Zufriedenheit macht sich in der Einkaufsabteilung eines Unternehmens erst breit, wenn die beste Lösung gefunden wurde. Die Motivation, ihre Erfahrung, Wissen und persönliche Fähigkeiten um über die Standards hinauszugehen macht gute Einkäufer und gute Einkäuferinnen aus. Mit anderen Worten: Einkaufspezialisten und -spezialistinnen besitzen den inneren Antrieb, sich und ihre Leistung kontinuierlich zu verbessern und höchste Ansprüche zu erreichen.
Kennt heutige Technologien und digitale Tools
Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen heutzutage Einkäufer und Einkäuferinnen mit digitalen Kompetenzen benötigen, die es ihnen ermöglichen, sich mit der Nutzung von Cloud-Computing-Diensten in einen internationalen Kontext zu integrieren.
Aus diesem Grund müssen qualifizierten Einkaufspezialisten und -spezialistinnen über fundiertes Wissen im Umgang mit digitalen Tools besitzen; ohne sie ist die Interaktion mit internationalen Geschäftspartnern praktisch unmöglich. So sind Digitalisierung und Industrie 4.0 nicht nur Buzzwords, sondern gelebte Leidenschaften für gute Einkäufer und Einkäuferinnen: Sie beherrschen Enterprise Ressource Planning Systeme (ERP), Supplier Relationship Management Software (SRM) und andere digitale Werkzeuge, die für die effektive Ausübung ihrer beruflichen Funktion erforderlich sind.
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